Straty budżetu państwowego sięgające nawet miliardów złotych wynikające z wyłudzeń oraz oszustw doprowadziły do ujednolicenia wykazu podatników VAT. Biała lista podatników VAT stanowi mechanizm zapewniający bezpieczeństwo i przejrzystość transakcji już na wczesnym etapie współpracy z kontrahentem.
Biała lista podatników VAT – co to dokładnie jest?
Bezpieczeństwo współpracy z partnerami biznesowymi, dokonywanie transakcji odwrotnego obciążenia podatkiem VAT oraz inne działania stanowią nieodłączną codzienność wielu przedsiębiorców. Biała lista podatników VAT jest wsparciem w zapewnieniu prawidłowego przebiegu różnego rodzaju transakcji pomiędzy firmami. Dane zawarte na białej liście podatników VAT aktualizowane są na bieżąco i pozwalają sprawdzić wiarygodność oraz aktualny status kontrahentów.
Dane zawarte na białej liście podatników VAT
Wykaz podatników VAT, czyli tak zwana biała lista została wprowadzona z dniem 1 września 2019 roku i stanowi bezpłatną, ogólnodostępną dla przedsiębiorców bazę z danymi aktualizowanymi przez naczelników urzędów skarbowych. Bazę stworzono w celu wyeliminowania oszustw podatkowych, takich jak karuzele VAT czy też próby wyłudzeń na podstawie fałszywie wystawionych faktur VAT. Biała lista podatników VAT zawiera szereg istotnych informacji, które są aktualizowane na bieżąco w dniu składania zapytania.
- Nazwę firmy – mogą to być również dane osobowe właściciela.
- Numer identyfikacyjny nadawany podmiotowi – jeśli taki numer został nadany ze względu na potrzeby podatkowe.
- Aktualny status podmiotu – są to informacje zarówno o płatnikach czynnych, zwolnionych, wykreślonych lub jeszcze nie zarejestrowanych.
- Numer REGON – jeśli został nadany podmiotowi.
Biała lista podatników VAT zawiera również wiele innych danych, które przedsiębiorca może sprawdzić nawet 5 lat wstecz.
- PESEL – jeśli podmiot taki numer posiada.
- Numer KRS – w przypadku nadania takiego numeru przez Krajowy Rejestr Sądowy.
- Adres siedziby firmy – podawany jest w sytuacji, gdy podmiot nie jest osobą fizyczną.
- Adres prowadzenia działalności – może to być również adres zamieszkania, jeśli podmiotem jest osoba fizyczna i nie posiada stałego miejsca wykonywania działalności.
- Data aktualizacji statusu – na białej liście podatników VAT podawana jest data zarejestrowania, wykreślenia, przywrócenia lub odmowy zarejestrowania podmiotu. W przypadku wykreślenia, przywrócenia lub odmowy rejestracji podmiotu podawana jest również podstawa prawna.
- Numer rachunku rozliczeniowego – jest to zgłoszony przez podmiot i potwierdzony numer rachunku do dokonywania rozliczeń z kontrahentami.
- Skład organu reprezentującego – są to informacje o członkach składu z uprawnieniami do reprezentowania podmiotu, takie jak dane osobowe, numery identyfikacji podatkowej oraz numery PESEL.
- Prokurenci – są to między innymi dane osobowe, numery identyfikacji podatkowej oraz numery PESEL.
- Wspólnicy – informacje zawierają nazwy firm wspólników, a także ich dane osobowe, numery identyfikacji podatkowej oraz numery PESEL.
Weryfikacja numeru rachunku rozliczeniowego na białej liście podatników VAT
To właśnie numer rachunku rozliczeniowego kontrahenta jest najistotniejszą informacją, jaką przedsiębiorca powinien sprawdzić na białej liście podatników VAT. Na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek skontrolowania zgodności numerów rachunków rozliczeniowych kontrahentów jeszcze przed wykonaniem przelewu. Jeśli płatność zostanie dokonana na inny niż podany na białej liście rachunek rozliczeniowy, przedsiębiorca traci możliwość rozliczenia jej w formie poniesionego kosztu zakupu towarów i usług. Ponadto w takich sytuacjach odpowiedzialność za podatek VAT uwzględniony w umowie jest solidarna dla każdej ze stron. Może bowiem dojść do sytuacji, gdy osoba nabywająca towar lub usługę zostanie wezwana do ponownego zapłacenia podatku VAT, jeśli sprzedający tego nie dokona. Aby tego uniknąć należy zgłosić do właściwego Urzędu Skarbowego płatność na inny rachunek rozliczeniowy w okresie do 7 dni. Nie wszystkie transakcje są obarczone koniecznością płatności na rachunek rozliczeniowy wskazany na białej liście podatników VAT. Między innymi są to:
- transakcje, w których przynajmniej jedna strona nie jest przedsiębiorcą – może to być np. zakup samochodu przez osobę fizyczną od przedsiębiorcy.
- rozliczenia bezgotówkowe – mogą mieć formę barteru, bądź rekompensaty o dowolnej wartości nawet przekraczającej 15 tysięcy brutto.
Podmioty prowadzące działalność gospodarczą mogą posiadać różnego typu rachunki rozliczeniowe z nią powiązane. Z tego powodu występują także odmienne zależności między białą listą podatników VAT, a zapłatą na konkretny typ rachunku rozliczeniowego.
| Rodzaj płatności lub rachunku | Biała lista podatników VAT |
| Zlecenie stałe, polecenie zapłaty, zlecenie płatności z odroczonym terminem | Przedsiębiorca zobowiązany jest do sprawdzenia rachunku na białej liście w dniu zlecenia płatności w banku. |
| Zapłata wierzytelności | Płatność na rachunek komornika sądowego lub innego organu nie wymaga sprawdzenia w wykazie. |
| Wypłata ubezpieczyciela dla podmiotu trzeciego likwidującego szkodę | W takiej sytuacji nie ma konieczności sprawdzenia rachunku na liście. |
| Rachunek wirtualny | Tego rodzaju rachunku nie trzeba zgłaszać do Urzędu Skarbowego, dlatego nawet jeśli znajduje się na białej liście dokonane płatności nie powodują żadnych konsekwencji. |
| Rachunek w banku zagranicznym | Takie rachunki nie widnieją na białej liście, dlatego też dokonanie na nich płatności podmiotowi czynnemu może prowadzić do poważnych konsekwencji. |
| Rachunek zagranicznego podmiotu | W przypadku płatności za import towarów, usług bądź fakturę WNT nie ma żadnych poważnych konsekwencji płatności na taki rachunek. |
| Rachunek powierniczy lub depozytowy | Płatność należy zgłosić w terminie do 7 dni, aby uniknąć poważnych konsekwencji. Jest to zawiadomienie ZAW-NR. |
| Rachunek cesyjny banku, rachunek gospodarki własnej, SKOK | Wpis numeru do wykazu oraz konsekwencje płatności są zależne od sposobu wykorzystywania tego rachunku. |
Transakcja z podatnikiem z białej listy VAT
Jeśli podmiot kontrahenta znajduje się na białej liście VAT i posiada status czynnego płatnika transakcje należy rozliczać na wskazany rachunek. Przelanie kwoty wyższej niż 15 tysięcy brutto na inny niż wskazany rachunek rozliczeniowy powoduje poważne konsekwencje podatkowe, ponadto nadwyżki nie można rozliczyć na poczet kosztów prowadzenia działalności. Mniejsze transakcje nie stanowią ryzyka sankcji podatkowych. Wyszukanie kontrahenta na białej liście podatników VAT nie jest trudne i służą do tego odpowiednie wyszukiwarki. Listę można sprawdzić elektronicznie na stronie prowadzonej przez Ministerstwo Finansów: https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka
Wystarczy wpisać jedną z informacji takich jak NIP, REGON, nazwa podmiotu lub numer rachunku rozliczeniowego, aby pojawiły się wyniki wyszukiwania. Możliwe jest dokonanie zmiany daty na dzień nawet do 5 lat wstecz. Dodatkowo przed dokonaniem płatności warto sprawdzić również wykaz zarejestrowanych działalności w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej na stronie https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/.
Należy wybrać zakładkę “Znajdź przedsiębiorcę”, a następnie wpisać odpowiednie informacje, które są znane na temat kontrahenta.
Trzeba jednak pamiętać, iż osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą posiadające prywatne rachunki bankowe nie są uwzględnieni w wykazie między innymi ze względu na zbyt niskie obroty pozostające w obszarze poza rozliczeniami VAT.
Przykład:
Kontrahenta nie ma na białej liście podatników VAT
Dane sprzedawcy towarów lub usług najlepiej sprawdzić przed zawarciem umowy. Jeśli bowiem okaże się, że kontrahenta nie ma na białej liście podatników VAT, natomiast faktura została już wystawiona na inny rachunek rozliczeniowy to nabywca zobowiązany jest do płatności. W przeciwnym razie mogą zostać naliczone odsetki za zwłokę zgodne z odpowiednimi zasadami naliczania. Dokonanie płatności na rachunek inny niż wskazany na białej liście należy niezwłocznie zgłosić, dzięki czemu uniknie się sankcji wynikających z odpowiedzialności solidarnej, a także możliwe będzie rozliczenie transakcji w formie kosztów prowadzenia działalności.
Kto trafia na białą listę VAT?
Na białą listę podatników VAT trafiają przede wszystkim czynni płatnicy. Ponadto na liście znajdują się wraz z odpowiednimi adnotacjami również płatnicy zwolnieni z VAT. Na białej liście naczelnik Urzędu Skarbowego umieszcza informacje o podatnikach, którzy zostali z wykazu wykreśleni, są przywróceni bądź nie uzyskali jeszcze rejestracji.
Czemu kontrahenta nie ma na białej liście VAT?
Przyczyn, dlaczego kontrahenta nie ma na białej liście VAT może być w zasadzie kilka. Przede wszystkim jeśli podmiot jest zwolniony z płacenia podatku VAT, nie musi znajdować się w wykazie. W takich sytuacjach na wystawianych przez niego fakturach prawdopodobnie podatek VAT nie zostanie uwzględniony. Natomiast, gdy kontrahent jest czynnym płatnikiem VAT, a mimo to nie znajduje się na białej liście, należy zachować dużą ostrożność. Mogło bowiem dojść do jego wykreślenia ze względu na oszustwa podatkowe. Niekiedy powody mogą być mniej poważne i jedynie chwilowe, między innymi ze względu na popełnione przez kontrahenta błędy w dokumentach. Za każdym razem należy jednak zastosować odpowiednie kroki w celu dokładniejszego wyjaśnienia sprawy i zachowania pełnego bezpieczeństwa transakcji.
Jak zgłosić rachunek na białą listę?
Prowadząc działalność gospodarczą należy bezwzględnie dopilnować rejestracji właściwego rachunku bankowego w wykazie. Aby tego dokonać konieczne jest zgłoszenie rachunku jednoosobowej działalności gospodarczej do CEIDG. Następnie dane w sposób automatyczny trafiają na białą listę z uwzględnieniem podanego przez przedsiębiorcę rachunku rozliczeniowego. Podmioty prowadzące spółki, działalności wpisane do KRS lub działalności nie podlegające wpisowi do CEIDG wypełniają właściwe formularze NIP.
Jak zaktualizować rachunek, który zawiera biała lista podatników VAT?
Aktualizacja dotychczasowych informacji, w tym przede wszystkim rachunku rozliczeniowego odbywa się za pomocą formularzy NIP w przypadku podmiotów nieprowadzących jednoosobowej działalności gospodarczej.
- NIP-2 – dotyczy spółek cywilnych,
- NIP-8 – dotyczy podmiotów wpisanych do KRS,
- NIP-7 – dotyczy działalności osób fizycznych, które nie muszą być wpisane do CEIDG.
Dane na białej liście podatników VAT aktualizowane są automatycznie każdego dnia. Jeżeli pomimo wypełnienia odpowiednich formularzy informacje pozostają nieaktualne należy wypełnić dodatkowy wniosek zawierający uzasadnienie, który zostanie skierowany do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
Sprawdzenie poprawności danych kontrahenta na białej liście podatników VAT to metoda pozwalająca na zapewnienie bezpieczeństwa transakcji, lecz również obowiązek płacącego. Pozwala to bowiem zapobiec oszustwom podatkowym, a także poniesienia poważnych konsekwencji wynikających z niedopełnienia swoich obowiązków podczas wykonywania zapłaty.