Przedsiębiorcy oferujący swoje towary lub usługi klientom, a także współpracujący z innymi kontrahentami zobowiązani są do regularnego wystawiania faktur VAT. O tym w jakich sytuacjach należy dokument wystawić, a także jakie dokładnie informacje musi zawierać mówią ściśle określone przepisy prawa.
Co to jest faktura VAT?
Faktura VAT stanowi potwierdzenie dokonania transakcji pomiędzy sprzedającym, a kupującym i jest najpopularniejszym dokumentem księgowym tego rodzaju. Faktury VAT podlegają ściśle określonym przepisom prawa, które między innymi wskazują informacje jakie powinny znaleźć się na dokumencie. Fakturę VAT można wystawić w formie elektronicznej lub papierowej.
Niezbędne informacje zawarte na fakturze VAT
Aby wystawiona przez przedsiębiorcę faktura VAT była zgodna z obowiązującymi przepisami prawa musi zawierać konkretne dane.
- Numer faktury – nadawany w seriach i zgodnie z datą wystawienia.
- Data wystawienia faktury i data sprzedaży – nawet jeśli te daty są zbieżne.
- Datę wykonania usługi/dostarczenia towaru – szczególnie, gdy odbywa się innego dnia niż płatność.
- Dane dotyczące sprzedawcy i nabywcy – imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres, NIP.
- Nazwa towaru lub usługi – aby dokładnie było wiadomo za co faktura została wystawiona.
- Miara i liczba sprzedanych towarów lub pełen zakres wykonanych usług – należy uwzględnić wszystko, czego faktura dotyczy.
- Cena jednostkowa bez podatku – czyli cena netto jednej sztuki sprzedawanego towaru lub wykonanej jednorazowo usługi.
- Wartość wszystkich dostarczonych towarów lub wykonanych usług bez podatku – jest to wartość sprzedaży netto.
- Numer identyfikacyjny sprzedającego – za jego pomocą podatnik jest identyfikowany na potrzeby podatku, w przypadku transakcji odbywających się na terenie UE – jest to VAT-UE.
- Numer identyfikacyjny kupującego – za jego pomocą nabywca towarów lub usług jest identyfikowany na potrzeby podatku.
- Stawka podatku VAT – naliczana według przepisów w zależności od rodzaju towarów lub usług.
- Suma wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku – często na fakturze uwzględnia się towary i usługi podlegające innej stawce podatku VAT, dlatego należy to wyszczególnić.
- Kwota podatku – łączna wartość podatku VAT za wszystkie towary lub usługi.
- Kwota obniżek cen – może mieć formę rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, jeśli nie zostało to uwzględnione w cenie jednostkowej netto
- Kwota do zapłaty – policzone razem kwoty netto wraz z podatkiem VAT.
Jak wystawić fakturę VAT?
Nie ma jednego, prawidłowego sposobu na wystawienie faktury VAT. Jeśli dokument będzie zawierał wszystkie niezbędne dane oraz spełni obowiązujące przepisy prawa to sposób wystawienia faktury może być dowolny. Do najłatwiejszych metod zaliczane jest wykorzystywanie specjalnego oprogramowania, które można zainstalować na swoim urządzeniu lub używać online. Programy dostępne online są na bieżąco aktualizowane, bardzo często zapewniają wsparcie w prowadzeniu księgowości, a także umożliwiają wysyłanie faktury od razu do kontrahenta w wygodny sposób za pomocą poczty elektronicznej.
Kto wystawia faktury VAT?
Fakturę VAT wystawia przede wszystkim czynny płatnik podatku. Fakturę mogą również wystawić osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarcze, gdy dokonują wewnątrzwspólnotowej dostawy nowego środka transportu. Faktury czasem wystawiane są również przez podatników zwolnionych z VAT nawet, gdy nie dokonano odpowiedniej rejestracji w Urzędzie Skarbowym za pomocą formularza VAT-R. Fakturę VAT należy wystawić w kilku sytuacjach.
- Sprzedaż – transakcja może dotyczyć sprzedaży towarów lub usług innemu podatnikowi lub osobie prawnej, która nie jest podatnikiem. Może to być również wewnątrzwspólnotowa dostawa towaru na rzecz jeszcze innego podmiotu.
- Wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów – odbywa się to najczęściej na odległość, chyba że dochodzi do unijnej procedury szczególnej.
- Płatność przed usługą – dotyczy to zarówno całej, jak i częściowej zapłaty za towar bądź usługę. Nie dotyczy to jednak umów dzierżawy, najmu i świadczenia usług telekomunikacyjnych.
Sprzedaż na rzecz osób prywatnych, które nie prowadzą żadnej działalności gospodarczej nie podlega obowiązkowi wystawienia faktury VAT. W takich sytuacjach na wyraźną prośbę kupującego możliwe jest wystawienie faktury imiennej bez zawartej na niej informacji o numerze identyfikacyjnym podatnika.
O czym należy pamiętać wypełniając druki faktury VAT?
Wypełniając druki faktury VAT należy pamiętać o stosowaniu właściwej numeracji. Faktury VAT wystawiane przez przedsiębiorcę muszą posiadać chronologiczne oznaczenia. Najczęściej stosuje się więc numerację powiązaną z datą wystawienia dokumentu. Jeśli z jakiegokolwiek powodu numeracja dwóch kolejnych faktur nie jest jednak chronologiczna przedsiębiorca powinien złożyć oświadczenie o błędzie i dołączyć je do dokumentów księgowych.
Jakie warunki muszą spełniać faktury elektroniczne?
Faktury elektroniczne z powodzeniem mogą zastąpić dokumenty wystawiane papierowe, gdyż przepisy prawa to umożliwiają. Warunkiem możliwości wystawienia, a następnie przesłania faktury VAT w sposób elektroniczny jest zapewnienie integralności treści oraz potwierdzenie autentyczności dokumentu. Integralność treści to inaczej brak jakiejkolwiek możliwości zmiany danych na dokumencie ze względu na zastosowanie odpowiedniego formatu pliku. Osoba wystawiająca fakturę musi zapewnić kontrahenta o autentyczności danych, a także przesłać dokument w formie pliku w pełni czytelnego, aby nie było żadnych wątpliwości odnośnie treści.
Inne informacje i elementy zawarte na fakturze VAT
W zależności od rodzaju transakcji oraz podmiotów faktury VAT mogą zawierać również inne, dodatkowe elementy oraz informacje.
- Mechanizm podzielonej płatności – jest to procedura dotycząca transakcji odbywających się pomiędzy przedsiębiorcami, których wartość wynosi 15 tysięcy brutto lub więcej.
- Metoda kasowa – dotyczy małych przedsiębiorstw, które wybrały płatność podatku VAT po uzyskaniu zapłaty za towar lub usługę od kontrahenta.
- Samofakturowanie – dotyczy sytuacji, w której to nabywca towaru lub usługi wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy.
- Procedura marży – dotyczy między innymi biur podróży, towarów używanych, przedmiotów kolekcjonerskich, dzieł sztuki oraz innych, gdy podstawę opodatkowania stanowi wyłącznie kwota marży.
- Zwolnienie z VAT – jeśli w przypadku danej transakcji występuje sytuacja zwolnienia z płatności VAT, należy na fakturze zawrzeć informację dotyczącą podstawy prawnej tego zwolnienia.
Jakie są rodzaje faktur VAT?
Faktura VAT jest podstawowym i jednym z najpopularniejszych dokumentów księgowych. Istnieje kilka rodzajów faktury VAT, które wystawiane są w zależności od typu transakcji.
| Rodzaj faktury | Typ transakcji |
| Podstawowa faktura VAT | Dokument sprzedaży towaru lub usługi przez podatnika VAT na rzecz innego podatnika VAT. Wystawiana w dwóch egzemplarzach może mieć formę elektroniczną lub papierową. |
| Faktura zaliczkowa | Dokument potwierdzający przedpłatę, zaliczkę lub zadatek. Wystawiana jest najpóźniej do 15 dnia kolejnego miesiąca po otrzymaniu zapłaty oraz najwcześniej 60 dni przed jej otrzymaniem. |
| Uproszczona faktura | Dokument w formie paragonu fiskalnego z numerem NIP nabywcy, który ma wartość poniżej 450 zł lub 100 euro. Może być zawsze zastąpiona podstawową fakturą VAT na prośbę kupującego. |
| Faktura VAT RR | Dokument wystawiany w przypadku transakcji z rolnikiem ryczałtowym przy sprzedaży produktów rolnych. |
| Faktura VAT marża | Dotyczy sprzedaży usług turystycznych, antyków, dzieł sztuki oraz towarów używanych, gdy podstawę opodatkowania stanowi wyłącznie marża. |
| Pro forma | Nie jest to dokument księgowy i stanowi jedynie formę informacyjną dotyczącą szczegółów transakcji. Pro forma wystawiana jest tylko przed dokonaniem zapłaty. |
| Samofakturowanie | Dokument wystawiany przez nabywcę w imieniu sprzedawcy. |
| Refakturowanie | Dokument wystawiany przez przedsiębiorcę będącym pośrednikiem transakcji pomiędzy sprzedawcą, a kupującym. |
| Faktura elektroniczna w zamówieniu publicznym | Dokument elektroniczny wystawiany przez wykonawcę w zamówieniach publicznych. |
Co to jest faktura zaliczkowa?
Faktura zaliczkowa nie jest standardowa formą dokumentu. Niezależnie od tego jej wystawienie, a przede wszystkim zapłata zaliczki to podstawa do rozliczenia podatku VAT. Należy pamiętać, że wystawienie faktury zaliczkowej jest nie równoznaczne przychodowi, a jej otrzymania nie można uznać za koszt prowadzenia działalności. Po dokonaniu całej zapłaty wraz z zaliczką konieczne jest wystawienie faktury końcowej. Dokument potwierdzający przedpłatę, zaliczkę lub zadatek. Wystawiana jest najpóźniej do 15 dnia kolejnego miesiąca po otrzymaniu zapłaty oraz najwcześniej 60 dni przed jej otrzymaniem.
Co to jest faktura Pro forma?
Pro forma wystawiana jest zawsze przed transakcją sprzedaży lub usługą. Stanowi ona informację o dokładnych szczegółach transakcji, takich jak koszty oraz termin wykonania. Pro forma nie jest dokumentem księgowym, gdyż nie stanowi podstawy do rozliczenia podatku VAT.
Faktura czy rachunek?
Rachunki wystawiają osoby niepodlegające przepisom prawa zawartym w ustawie o podatku VAT, lecz prowadzi regularną działalność zarobkową. Rachunek wystawiany jest na wyraźne żądanie zamawiającego po 7 dniach od wykonania usługi, sprzedaży towaru lub zgłoszenia takiej potrzeby przez klienta. Jeśli jednak upłynęło więcej niż 3 miesiące od sprzedaży lub wykonania usługi sprzedający nie ma obowiązku wystawienia rachunku. Fakturę VAT muszą wystawiać nawet podatnicy zwolnieni z jego płacenia, jeśli podlegają przepisom prawa z ustawy o VAT.
Kiedy podatnik zwolniony z VAT wystawia faktury
W pewnych sytuacjach podatnicy mogą być zwolnieni z podatku VAT. Między innymi, jeśli wcześniejszy rok podatkowy został zakończony poniżej poziomu 200 tys zł przychodu można skorzystać z tak zwanego zwolnienia podmiotowego. Ponadto niektóre rodzaje sprzedaży podlegają zwolnieniom przedmiotowym. Dotyczy to na przykład nauki języków obcych lub opieki medycznej. Fakturę trzeba jednak wystawić, jeśli klient zgłosi takie żądanie w odpowiednim terminie, czyli w ciągu 3 miesięcy od ostatniego dnia miesiąca, w którym usługa została wykonana.
Jak długo przechowywać faktury
Wystawione faktury przedsiębiorca zobowiązany jest przechowywać przez pewien czas. Konkretnie jest to 5 lat od ostatniego dnia roku, w którym faktury zostały wystawione. Forma przechowywania faktur jest dowolna, dlatego mogą to być zarówno faktury papierowe, jak i pliki elektroniczne.
Co zrobić z błędami na fakturze VAT?
Każdy błąd na wystawionej fakturze VAT wymaga modyfikacji. Do błędów może dojść nawet, jeśli do wystawienia faktury wykorzystywane jest specjalne oprogramowanie. W celu poprawienia informacji należy wystawić fakturę korygującą. Dokument ten zawiera wszystkie niezbędne dla faktury VAT informacje oraz odpowiednią adnotację, że jest to korekta.
Faktura VAT – płatność na raty
Rozłożenie płatności na raty na podstawie wystawionej faktury VAT jest jak najbardziej możliwe. Należy wskazać dokładną ilość rat, ich wysokość oraz konkretne terminy ich zapłaty. Faktura VAT podzielona na raty najczęściej posiada również uwzględnioną opłatę wstępną. Na raty można rozłożyć zarówno faktury dotyczące towarów, jak i usług.
Czym się różni uproszczona faktura VAT od paragonu?
Uproszczona faktura VAT zawiera mniejszą ilość informacji. Paragony mogą być uznane jako uproszczone faktury VAT. Na standardowym paragonie umieszczone są dane o przedmiocie transakcji, dane sprzedającego oraz informacje o podatku VAT. Aby uznać paragon za uproszczoną fakturę VAT należy zawrzeć na nim dodatkowo numer NIP sprzedającego. Faktura uproszczona nie musi posiadać jednostkowej ceny netto, dokładnego opisu usługi lub ilości towaru, a także danych i adresu kupującego.
Podpis na fakturze VAT
Zarówno podpis, jak i pieczątka nie stanowią niezbędnego elementu prawidłowo wystawionej faktury VAT. Podpis musi znaleźć się jedynie na notach korygujących, fakturach korygujących oraz fakturach VAT RR.
Terminy wystawiania faktury VAT
Podstawową zasadą jest wystawianie faktury VAT do 15 dnia kolejnego miesiąca następującego po sprzedaży towarów lub usług. Istnieje jednak kilka odstępstw.
- Druk i dostawa książek – faktura musi być wystawiona do 90 dni od wykonania druku książki lub jej dostawy.
- Usługi budowlane – faktura musi być wystawiona do 30 dni od daty wykonania usługi.
- Media – faktury dotyczące dostaw energii cieplnej, elektrycznej, usług telekomunikacyjnych, stałej obsługi prawnej lub najmu muszą być wystawione najpóźniej w dniu terminu płatności.
- Faktura na żądanie – jeśli nabywca w okresie 3 miesięcy od ostatniego dnia miesiąca nabycia towaru lub usługi zgłosi takie żądanie, sprzedający ma obowiązek wystawić fakturę.
Faktoring – na czym polega?
Faktoring to proces nabycia przez przedsiębiorcę niewymagalnych wierzytelności przysługującym innemu podmiotowi z powodu jego działalności takiej jak sprzedaż, dostawy lub wykonywanie usług, za które nie zapłacił dłużnik. Faktoringiem zajmują się głównie przedsiębiorcy zajmujący się działalnością finansową. W sytuacji zbycia wierzytelności strony transakcji mogą umówić się na dowolną cenę niekoniecznie równą wartości długu.
Faktura stanowi dokument stwierdzający podstawę opodatkowania. Dlatego też tak bardzo ważne jest jej poprawne wystawienie oraz uzupełnienie właściwymi informacjami. Warto poznać rodzaje faktur, a także prawa i obowiązki przedsiębiorcy wynikające z przepisów prawa zawartych w ustawie o fakturze VAT.