Stworzenie szablonu faktury VAT, zwanej również FV, może ułatwić proces wystawiania faktur w prowadzonym biznesie. Można to zrobić za pomocą popularnych programów takich jak Microsoft Excel, Word czy specjalistycznych aplikacji księgowych.
Pierwszy etap to przygotowanie wyglądu dokumentu – określenie układu, wyboru czcionki, dodanie logo firmy itp. Następnie należy uwzględnić miejsce na niezbędne elementy każdej faktury VAT. Są to między innymi: unikalny numer faktury, dane sprzedawcy i nabywcy (nazwa, adres, NIP), data wystawienia i sprzedaży, opis sprzedanych towarów lub usług, jednostkowa i całkowita cena netto, stawka VAT, wartość VAT, oraz całkowita wartość brutto.
W przypadku programów Microsoft Office, po skonfigurowaniu szablonu, można go zapisać wybierając „Plik” – „Zapisz jako” i wskazując typ pliku jako „Szablon Excela” lub „Szablon Worda”.
Jeśli wybrano program księgowy, proces tworzenia szablonu może się nieznacznie różnić, ale zasadniczo polega na wypełnieniu formularza faktury danymi, które będą stałe dla wszystkich faktur, a następnie zapisaniu go jako szablonu.
Pamiętaj, aby zawsze sprawdzić, czy szablon faktury VAT spełnia wszystkie wymagania prawne dotyczące wystawiania faktur w danym kraju.